Was bedeutet „Digital by Default“ für österreichische Betriebe?
Die Digitalisierung schreitet in Europa in großen Schritten voran und bringt laufend neue Anforderungen für Unternehmen mit sich. Besonders für österreichische Betriebe – von Rechtsanwaltskanzleien über Steuerberatungskanzleien bis hin zu kleinen und mittleren Unternehmen (KMU) im Hotel- und Verlagswesen – stellen aktuelle EU-Entwicklungen eine Herausforderung dar. Mit dem vorangetriebenen „Digital by Default“-Ansatz setzt die Europäische Union einen neuen Standard: Bestimmte Prozesse und Dokumentationen sollen künftig vorrangig digital ablaufen.
Doch was bedeutet das konkret für Ihr Unternehmen? Und wie können Sie die Umstellung nicht nur bewältigen, sondern auch davon profitieren? In diesem Beitrag erhalten Sie einen Überblick zu den Hintergründen, möglichen Stolpersteinen und praktischen Schritten für die Umsetzung. Die IT-Beratung von comm-IT unterstützt Sie dabei, Ihre digitalen Prozesse zukunftssicher aufzustellen und die Chancen der Digitalisierung optimal zu nutzen.
Hinweis zum Rechtsstand (Stand: 25. September 2025):
Am 21. Mai 2025 hat die EU-Kommission das sogenannte Omnibus-Paket (Omnibus IV) zur Digitalisierung von Produktvorschriften vorgelegt. Am 25. September 2025 haben die Vertreter der EU-Mitgliedstaaten im Coreper die Rats-Position gebilligt – damit starten die Verhandlungen mit dem EU-Parlament (Trilog). Es handelt sich noch nicht um endgültig beschlossene Regeln.“
Was bedeutet „Digital by Default“?
Definition und Hintergrund
„Digital by Default“ beschreibt einen Ansatz, bei dem Verwaltungs- und Geschäftsprozesse sowie begleitende Dokumentationen standardmäßig digital abgewickelt werden. Damit soll der Grundsatz etabliert werden, dass digitale Abläufe die Regel und papierbasierte die Ausnahme sind. Im Alltag bedeutet das: Von der Bereitstellung von Gebrauchsanleitungen über Konformitätserklärungen bis hin zu Anträgen oder Meldungen an Behörden soll alles bevorzugt digital erfolgen.
Diese Entwicklung ist kein kurzfristiger Trend, sondern Teil einer europaweiten Strategie zur Modernisierung von Geschäfts- und Verwaltungsabläufen. Ziel ist es, Bürokratie abzubauen, Abläufe zu beschleunigen und Ressourcen effizienter einzusetzen.
EU-Vorgaben und deren Auswirkungen
Mit dem Omnibus-Paket (Vorschläge vom 21. Mai 2025) und der Rats-Position vom 25. September 2025 treibt die EU einen Digital-by-Default-Ansatz insbesondere für Produkt- und Konformitätsdokumentationen voran. Künftig sollen beispielsweise Gebrauchsanleitungen und Dokumentationen vorrangig digital bereitgestellt werden. Ausnahmen sind vorgesehen, etwa wenn sicherheitsrelevante Informationen in Papierform erforderlich sind. Eine Umsetzungsfrist von voraussichtlich 24 Monaten nach Inkrafttreten ist im Ratstext angedacht.
(Quelle: heise online)
Für österreichische Unternehmen bedeutet das: Es wird zunehmend erwartet, dass produktbezogene Dokumente – nicht „alle Unternehmensprozesse“ – digital bereitgestellt werden. Das betrifft Hersteller, Importeure, Inverkehrbringer, aber auch Betriebe, die Produkte vertreiben und entsprechende Informationen bereitstellen müssen. Parallel bleibt Papier in begründeten Ausnahmen möglich.
Herausforderungen für KMU
Die Umstellung auf „Digital by Default“ ist für viele Unternehmen kein Selbstläufer. Gerade kleine und mittlere Betriebe sehen sich mit spezifischen Hürden konfrontiert, die es zu überwinden gilt.
Fehlende digitale Infrastruktur
Viele österreichische KMU verfügen noch nicht über eine ausreichende IT-Infrastruktur, um alle relevanten Abläufe effizient digital abzubilden. Veraltete Systeme, fehlende Server oder unzureichende Cloud-Lösungen verhindern oft eine reibungslose Umstellung. Auch eine stabile und sichere Internetverbindung ist nicht überall selbstverständlich.
Die Modernisierung der Infrastruktur ist jedoch Grundvoraussetzung, um die EU-Vorgaben zur digitalen Bereitstellung von Produkt- und Konformitätsdokumenten einzuhalten und gleichzeitig die Vorteile der digitalen Transformation zu nutzen.
Mangelnde digitale Kompetenz
Ein weiteres zentrales Problem ist das teilweise fehlende Know-how im Umgang mit digitalen Tools und Plattformen. Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter sind oft an papierbasierte Abläufe gewöhnt oder haben Berührungsängste mit neuen Technologien. Das führt zu Unsicherheiten und kann die Produktivität im Arbeitsalltag beeinträchtigen.
Der Aufbau digitaler Kompetenzen im Team ist daher ebenso wichtig wie die technische Ausstattung selbst. Hier sind gezielte Weiterbildungsmaßnahmen und eine schrittweise Einführung digitaler Prozesse gefragt.
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Praktische Schritte zur Umsetzung
Die Umstellung auf „Digital by Default“ muss kein Sprung ins kalte Wasser sein. Mit einem strukturierten Vorgehen können Sie Ihr Unternehmen Schritt für Schritt fit für die digitale Zukunft machen.
Analyse der bestehenden Prozesse
Am Beginn jeder Digitalisierungsstrategie steht eine umfassende Bestandsaufnahme. Fragen Sie sich: Welche Prozesse laufen aktuell noch papierbasiert? Wo gibt es Medienbrüche, also Schnittstellen zwischen analogen und digitalen Abläufen? Wo entstehen die meisten Verzögerungen oder Fehler durch manuelle Bearbeitung?
Führen Sie gemeinsam mit Ihren Fachabteilungen eine Erhebung durch und dokumentieren Sie die wichtigsten Arbeitsabläufe. Identifizieren Sie dabei die Prozesse, die sich am besten für eine Digitalisierung eignen – beispielsweise das Dokumentenmanagement, die Zeiterfassung oder die Kundenkommunikation.
Eine gründliche Analyse hilft Ihnen, Prioritäten zu setzen und die nächsten Schritte gezielt zu planen.
Auswahl geeigneter digitaler Tools
Die Auswahl der passenden Software-Lösungen ist entscheidend für den Erfolg der Digitalisierung. Setzen Sie auf Tools, die einfach zu bedienen sind und sich in Ihre bestehende Systemlandschaft integrieren lassen. Für die sichere Ablage und den Austausch von Dokumenten empfiehlt sich beispielsweise Nextcloud als europäische Open-Source-Lösung.
Mit Nextcloud & EasyShare Cloud können Sie nicht nur Dokumente zentral verwalten und teilen, sondern auch die Zusammenarbeit im Team verbessern – unabhängig vom Standort. Achten Sie darauf, dass die gewählten Tools datenschutzkonform betrieben und konfiguriert sind (Rollen- und Berechtigungskonzepte, Verschlüsselung, Lösch-/Aufbewahrungsregeln gemäß DSGVO).
Planen Sie die Einführung schrittweise: Beginnen Sie mit einem Pilotprojekt in einem Fachbereich und sammeln Sie Erfahrungswerte, bevor Sie die Lösung unternehmensweit ausrollen.
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Vorteile der Digitalisierung
Die Umstellung auf digitale Prozesse ist mit Aufwand verbunden – doch die Vorteile überwiegen deutlich. Wer die Chancen der Digitalisierung nutzt, profitiert von spürbaren Verbesserungen im Geschäftsalltag.
Effizienzsteigerung
Digitale Prozesse ermöglichen es, Aufgaben schneller und mit weniger Fehlerquellen abzuwickeln. Dokumente sind jederzeit und von überall zugänglich, Suchzeiten werden reduziert, und Freigaben oder Koordinationen erfolgen in Echtzeit. Das steigert die Produktivität und schafft Freiräume für strategische Aufgaben.
Gerade für Branchen mit hohem Dokumentationsaufwand – wie Rechtsanwälte, Steuerberater oder Medienhäuser – ist der Zeitgewinn enorm. Routineaufgaben lassen sich automatisieren, sodass sich Ihre Mitarbeiter auf ihre Kernkompetenzen konzentrieren können.
Kostenersparnis
Ein oft unterschätzter Vorteil der Digitalisierung ist die Reduktion von Kosten. Durch den Wegfall von Papier, Porto, Lagerflächen und zeitintensiven manuellen Arbeitsschritten sparen Unternehmen langfristig bares Geld. Zudem entfallen Wartungsaufwände für analoge Archivierungssysteme.
Auch kleinere Investitionen in moderne IT-Lösungen rechnen sich schnell, wenn dadurch Fehler vermieden, Prozesse beschleunigt und Kunden besser bedient werden können.
Fazit: Chancen nutzen und rechtzeitig handeln
Die neuen EU-Initiativen zur Digitalisierung – insbesondere im Rahmen des Omnibus-Pakets (Omnibus IV) – und das Prinzip „Digital by Default“ stellen österreichische Unternehmen vor Herausforderungen, eröffnen aber auch die Chance, Abläufe zukunftssicher zu gestalten. Wichtig: Derzeit liegen Kommissionsvorschläge und eine Rats-Position (25.09.2025) vor; die endgültigen Regeln werden im Trilog mit dem EU-Parlament verhandelt. Wer jetzt handelt, profitiert nicht nur von effizienteren Prozessen und geringeren Kosten, sondern kann seinen Kunden und Partnern einen echten Mehrwert bieten.
Ob Sie als Kanzlei, Verlag, Hotel oder klassisches KMU agieren: Es lohnt sich, die eigenen Prozesse zu hinterfragen und gezielt zu digitalisieren. Gerne begleiten wir Sie auf Ihrem Weg – von der Analyse bis zur erfolgreichen Umsetzung.
Nutzen Sie unsere Erfahrung und Kompetenz als Ihr Partner für IT-Beratung in Österreich. Lassen Sie uns gemeinsam Ihre Digitalisierung vorantreiben!
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Häufige Fragen
Was genau ist „Digital by Default“?
„Digital by Default“ bedeutet, dass Dokumentationen und Prozesse künftig standardmäßig digital abgewickelt werden. Papierbasierte Abläufe sollen zur Ausnahme werden, um Bürokratie zu reduzieren und die Effizienz zu steigern – mit Ausnahmen, z. B. bei sicherheitsrelevanten Informationen.
Welche Unterstützung bietet comm-IT?
comm-IT bietet Ihnen umfassende IT-Beratung in Österreich und begleitet Sie bei der Auswahl, Einführung und Betreuung digitaler Lösungen. Wir unterstützen Sie sowohl bei der technischen Umsetzung als auch beim Aufbau digitaler Kompetenzen in Ihrem Unternehmen.
Wie kann ich meine Mitarbeiter auf die Digitalisierung vorbereiten?
Die Vorbereitung Ihrer Mitarbeiter auf digitale Prozesse gelingt am besten durch gezielte Schulungen und praxisnahe Workshops. So bauen Sie Berührungsängste ab und steigern die digitale Kompetenz im Team – ein entscheidender Erfolgsfaktor für die nachhaltige Digitalisierung Ihres Unternehmens.
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Quellen & weiterführende Hinweise
- EU-Staaten: Dokumentationen und Gebrauchsanleitungen sollen digital werden (Rats-Position vom 25.09.2025): heise online
- Hintergrund zum Omnibus-Paket der EU-Kommission (Vorschläge vom 21.05.2025) – „Digitalisation and alignment of common specifications (Omnibus IV)“: Offizielle Infos der EU-Kommission (Überblick/Kommunikation)